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SAP Central Invoice Management

La solution SAP Central Invoice Management (autrement appelée SAP Ariba Central Invoice Management) est le module recommandé pour SAP S/4HANA Cloud, édition publique.

Ce module est désigné en tant que Scope Item et est également appelé « Invoice Processing with SAP Ariba Central Invoice Management (4N6) ».

Il n’est pas activé par défaut et nécessite des licences supplémentaires requises pour l’utilisation de produits associés.

Il est à noter que l’ancien scope item, nommé  Invoice Processing by OpenText (1LE), a été déprécié et n’est désormais disponible que pour les clients qui l’ont déjà acquis sous licence.

Il sera définitivement abandonné lors du prochain renouvellement de licence (réf. : https://userapps.support.sap.com/sap/support/knowledge/en/3042406).

La solution SAP Central Invoice Management est composée de deux modules :

SAP Central Invoice Management

SAP Central Invoice Management, inbound processing module

Cette solution, hébergée sur la plateforme SAP Business Technology Platform (BTP), propose une gestion centralisée des factures fournisseurs avec des connexions à plusieurs systèmes, tels que SAP S/4HANA Cloud. Le module de traitement des factures entrantes permet de gérer les factures provenant de plusieurs canaux d’entrée, avec des capacités natives de reconnaissance optique de caractères (OCR) via des services API. Ces fonctionnalités OCR permettent un traitement automatisé des factures envoyées par e-mail sans intervention humaine.

Le module facilite le traitement des factures, tout en permettant d’accélérer le processus de leur paiement.

Principales fonctionnalités

Chargement centralisé des factures

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de charger des fichiers de factures qui sont automatiquement sauvegardés dans le système sous le statut : « Version préliminaire ». Ces factures peuvent ensuite être transférées vers un système connecté selon la configuration.

Gestion centralisée des factures

L’outil offre une vue d’ensemble des factures importées avec des options de tri et de filtre avancées. Il permet également de consulter des détails spécifiques, comme les pièces jointes, et d’effectuer des modifications sur les factures avant de les envoyer.

Accès aux systèmes connectés

Les utilisateurs peuvent accéder directement à la facture dans le système source pour obtenir plus de détails ou effectuer des ajustements.

Exportation et suivi des factures

Les factures peuvent être exportées au format .XLSX et un suivi précis du statut des factures est disponible, facilitant la gestion des processus de traitement.

Gestion des statuts et étapes du processus

SAP CIM permet de suivre chaque étape du cycle de vie de la facture, du chargement à l’approbation finale, avec des options pour ajuster manuellement les erreurs ou les informations manquantes.

Cette solution améliore la transparence et l’efficacité des processus de gestion des factures, facilitant l’automatisation des flux de travail complexes tout en offrant une vue centralisée des transactions.

Nouveautés et feuille de route :

SAP Ariba Central Invoice Management continue de s’enrichir avec des fonctionnalités permettant d’améliorer l’efficacité et l’automatisation du traitement des factures. Voici un aperçu des fonctionnalités clés déjà livrées ou planifiées prochainement :

Quelques fonctionnalités livrées :

Identification d’une note de crédit via le module OCR :

Document Information Extraction (2023-05).

Détermination automatique des taxes (2022-11) :

Règles basées sur la détermination fiscale pour les factures entrantes.

Extraction des factures par e-mails via RPA (2022-11) :

Automatisation de l’extraction des factures des e-mails grâce à la robotisation.

Envoi du statut de paiement d’une facture au portail du statut des factures dans SAP Business Network (2023-12)

Demande d’informations sur des factures fournisseurs spécifiques (2024-02)

Rapprochement des lignes de facture avec les lignes de commande (2024-04) :

Correspondance automatique des lignes des factures avec les commandes d’achat.

Quelques fonctionnalités planifiées dans la ROADMAP :

  1. Support étendu pour le workflow d’approbation (Q4 2024).
  2. Traitement des pièces jointes multiples (Q4 2024) : Gestion des pièces jointes dans les factures fournisseurs.
  3. Retraitement automatique des factures basées sur les bons de commande (Q4 2024) : Retraitement automatisé en cas de réception manquante.
  4. Utilisation de modèles d’extraction (Q4 2024) : Modèles d’extraction de données pour l’OCR.
  5. Gestion des écarts (Q4 2024) entre les factures et les commandes
  6. Fonction API pour le support de l’intégration avec des systèmes ERP externes (Q2 2025)
  7. Gestion des factures pour les fournisseurs temporaires (Q2 2025) : Support pour les fournisseurs ponctuels dans le traitement des factures.
  8. Disponibilité de la solution dans un centre de données avec accès à l’Union européenne (Q2 2025) : pour répondre aux exigences des clients de restreindre l’accès à leurs données à l’Union européenne.

Ces évolutions contribuent à une meilleure automatisation, une gestion centralisée et une intégration plus fluide avec les systèmes SAP et autres plateformes, facilitant ainsi le traitement des factures pour les entreprises.

Pour conclure…

En conclusion, SAP Ariba Central Invoice Management se positionne comme une solution incontournable pour centraliser et automatiser la gestion des factures dans un environnement SAP. Grâce à des fonctionnalités avancées telles que l’OCR, l’automatisation des flux de travail, et l’intégration fluide avec divers systèmes connectés, cette solution permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité opérationnelle et de renforcer la transparence des processus. Avec les innovations à venir, notamment l’optimisation des workflows, du rapprochement et de l’intégration via API avec des ERP Tierces, la solution SAP Ariba Central Invoice Management présente tous les atouts pour venir concurrencer les solutions actuelles de dématérialisation de type Add-On ou totalement externes à SAP.